Suomen tiedekustantajien liiton ohjeita vertaisarviointiin

Laadittu: Syyskuu 2009

Nämä ohjeet vertaisarviointiin ovat tiedekustantajien, tiedetoimittajien, vertaisarvioijien ja kirjoittajien vapaassa käytössä. Ohjeiden tavoitteena on tukea kustantajien toimintaa, vahvistaa kotimaisten julkaisujen laatua, yhdenmukaistaa kirjavia käytäntöjä ja osaltaan parantaa ymmärrystä julkaisuprosessin etenemisestä.

Vertaisarviointiprosessi (referointi) käynnistyy, kun lehden päätoimittaja, vastaava kustannustoimittaja tai muu kustantajan edustaja tutustuu tarjottuun käsikirjoitukseen tai hanke-ehdotukseen. Hän voi lukemansa perusteella hylätä tarjouksen, pyytää muutoksia käsikirjoitukseen ennen sen alistamista ulkopuoliseen arviointiin tai käynnistää ulkopuolisen arviointiprosessin, mahdollisesti toimitusneuvostoa konsultoituaan.

Asiantuntemuksensa perusteella valittu vertaisarvioija (referee) kutsutaan tehtäväänsä kirjallisesti, tavallisimmin sähköpostitse. Kutsussa kerrotaan millaisesta käsikirjoituksesta ja lausunnosta on kyse, kenelle se on tarkoitettu ja millä aikataululla se pitäisi laatia. Kutsuun on hyvä liittää ohjeet vertaisarvioijalle ja käsikirjoituksen tiivistelmä, jos sellainen on käytettävissä. Myös linkki lehden tai kustantajan kotisivulle auttaa kutsuttua hahmottamaan tehtävää. Kutsussa on lisäksi syytä kertoa, maksetaanko lausunnosta palkkio. Asiantuntija- arviointitehtävät lasketaan tieteelliseksi ansioksi.

Täysin referoidussa tieteellisessä sarjassa käytetään vähintään kahta, usein kolmea (tai neljääkin) toimituksen ulkopuolista asiantuntijaa kunkin artikkelikäsikirjoituksen arvioinnissa. Suositeltavaa on, että asiantuntijat olisivat väitelleitä tutkijoita tai muita asiantuntijoita, ellei tästä ole painavaa perustetta poiketa. Saman julkaisun eri osastoja voi koskea erilainen vertaisarviointikäytäntö. Esimerkiksi kirja-arvostelujen julkaisukelpoisuus saatetaan arvioida vain toimituksen tai toimitusneuvoston sisällä.

Arviolausunnot ovat yleensä vapaamuotoisia, mutta lehti/kustantaja voi käyttää käsikirjoituksia numeerisella asteikolla arvioivia lomakkeitakin. Lausunnon lisäksi voi palauttaa käsikirjoituksen merkintöineen.

Lausunnon luvatessaan asiantuntija vahvistaa ymmärtävänsä seuraavat periaatteet ja sitoutuu niihin:

Tuki toimituksen/kustantajan päätöksille ja kirjoittajalle

Asiantuntijalausunnon tarkoituksena on auttaa päätoimittajaa tai muuta kustantajan edustajaa päättämään tarjotun käsikirjoituksen tai hanke-ehdotuksen kohtalosta. Lausunto auttaa merkittävästi myös kirjoittajaa etenkin, jos mukana on konkreettisia ehdotuksia käsikirjoituksen parantamiseksi. Kopio lausunnosta lähetetään siis eteenpäin kirjoittajalle.

Kustantajan edustaja voi muokata lausuntoa, esimerkiksi pehmentää tarpeetonta tylyyttä tai poistaa lausunnon antajan henkilöllisyyden paljastavia yksityiskohtia, mikäli lausuntokierros on nimetön.

Arviointia tukevat esimerkiksi seuraavat kysymykset:

Lähteiden ilmoittaminen ja plagiarismi

Jos asiantuntija pitää käsikirjoituksen lähteitä tai niiden käytön tapaa puutteellisena, hänen tulisi auttaa kirjoittajaa eteenpäin nimeämällä oleellinen kirjallisuus. Mitkä ovat ne keskeiset lähteet, jotka asiantuntijan mielestä puuttuvat käsikirjoituksesta? Kuka on sanonut saman asian aikaisemmin?

Jos käsikirjoitus on vahvasti päällekkäinen aiemmin julkaistun aineiston kanssa, tämä on saatettava toimituksen/kustantajan tietoon. Jo julkaistua aineistoa ei julkaista uudelleen. Plagiarismia – toisten ajatusten esittämistä omissa nimissään – ei suvaita.

Myös epäily plagiarismista sekä sitaattien tai lähteiden merkinnän puutteellisuus on syytä mainita. Suorissa sitaateissa on käytettävä asianmukaisesti lainausmerkkejä ja ne on varustettava yksityiskohtaisella lähdemerkinnällä. Huomattakoon, että käännöskin voi olla sitaatti, eikä kirjoittajan X laatima muotoilu muutu kirjoittajan Y tekstiksi esimerkiksi sanajärjestystä muuttamalla tai synonyymejä käyttämällä.

Aikataulussa pysyminen

Päätoimittaja/kustantaja ja asiantuntija sopivat lausunnolle määräajan, johon mennessä lausunto kirjoitetaan. Aikaa on tyypillisesti 4–8 viikkoa. Sovituissa aikatauluissa on pysyttävä ja mahdollisista viivästyksistä kerrottava.

Luottamuksellisuus ja jääviys

Arvioinnin anonyymiyden aste vaihtelee. Täysin avoin arviointi on esimerkiksi väitöskirjoilla, joiden kirjoittajat ja arvioijat tietävät toistensa henkilöllisyyden. Kirjakäsikirjoituksia arvioidaan tyypillisesti puoliavoimesti siten, että arvioija tietää kirjoittajan henkilöllisyyden mutta lausunto on nimetön.

Tieteellisten sarjojen kattava vertaisarviointikäytäntö on nimetön molempiin suuntiin. Tällöin asiantuntija saa arvioitavakseen nimettömän käsikirjoituksen. Jos hän tunnistaa kirjoittajan, tästä tulisi kertoa sarjan päätoimittajalle välittömästi. Päätoimittajan harkinnassa on keskustelun jälkeen, voidaanko prosessia jatkaa. Vertaisarvioijien henkilöllisyyttä ei kerrota kirjoittajalle. Tästä voidaan poiketa erikseen sovittavalla tavalla, jos arvioija tätä pyytää.

Kaikkia käsikirjoituksia ja niihin liittyvää materiaalia suojaa tekijänoikeus. Kaikki arvioitavat käsikirjoitukset ovat siis luottamuksellista aineistoa, ja tiedostoja ja tulosteita pitää käsitellä tämän mukaisesti. Niistä ei saa keskustella eikä niitä saa näyttää ulkopuolisille, ellei asiasta perustellusti sovita päätoimittajan/kustantajan kanssa. Julkaisemattoman käsikirjoituksen sisältöä ei saa käyttää omaksi edukseen ilman lupaa.

Jos asiantuntijalla on ilmeinen eturistiriita käsikirjoituksen sisällön tai kirjoittajan kanssa tai hän on muuten osallinen asiaan, tämä pitäisi kertoa päätoimittajalle/kustantajalle ja arviosta kieltäytyä.

Palautteen sävy

Asiantuntijalausunto kirjoitetaan asiallisesti, kannustavasti ja mahdollisimman perustellusti. Henkilökohtainen ilkeily ja tylyys ovat sopimattomia. Lausunnon kirjoittamista ohjaavat käsikirjoituksen parantamisen ja julkaisu kuntoon saattamisen tavoite sekä kysymys: ”Millaista kritiikkiä itse haluaisin saada työni tueksi?”